Cho dù bạn đang đi nghỉ dài ngày hay đi nghỉ ngắn ngày, bạn nên thông báo cho mọi người biết rằng bạn sẽ không còn sử dụng email của mình. Bằng cách này, họ sẽ không phải chờ đợi và thắc mắc tại sao họ không nhận được trả lời từ bạn.
Bạn có thể dễ dàng thiết lập tin nhắn vắng mặt hoặc trả lời tự động tương tự trong ứng dụng Thư. Hướng dẫn này chỉ cho bạn cách thực hiện trên máy Mac cũng như cung cấp cho bạn một tùy chọn cho iPhone và iPad của bạn.
Hướng dẫn về Thư liên quan:
- Thêm và sử dụng các biểu tượng cảm xúc và biểu tượng yêu thích trong Thư trên máy Mac
- Cách thêm chữ ký email cho mỗi tài khoản trong ứng dụng Thư
- Cách khắc phục sự cố Thư macOS sau khi nâng cấp lên xác thực hai yếu tố
Cách thiết lập không có văn phòng trong Apple Mail trên Mac
Để bắt đầu với trả lời tự động của bạn trên Mac, bạn sẽ thiết lập một quy tắc. Vì vậy, hãy mở Thư ứng dụng và sau đó làm theo các bước sau.
- Nhấp chuột Thư >Sở thích từ thanh menu.
- Trong cửa sổ bật lên, hãy chọn Quy tắc
- Nhấp chuột Thêm quy tắc.
Nhấp vào Thêm quy tắc để thiết lập câu trả lời vắng mặt của bạn Tiếp theo, bạn sẽ điền đầy đủ thông tin cho câu trả lời của mình trong hộp Quy tắc.
- Nhập Sự miêu tả đối với quy tắc, về cơ bản là tên. Chúng tôi sẽ sử dụng “Trả lời vắng mặt”.
- bên trong Nếu hộp thả xuống, chọn Tất cả.
- Dưới đó, hãy chọn Mọi tin nhắn bên trong Từ thả cái hộp xuống. Điều này có nghĩa là mỗi email đến sẽ nhận được thư trả lời tự động.
- Dưới Thực hiện các hành động sau, lựa chọn Trả lời tin nhắn trong hộp thả xuống.
- Nhấn vào Trả lời tin nhắn văn bản nút ở bên phải.
- Nhập văn bản trả lời tự động bạn muốn vào hộp mở ra.
- Nhấp chuột đồng ý và sau đó trong hộp Quy tắc, hãy nhấp vào đồng ý.
Nhập chi tiết vắng mặt của bạn và tạo tin nhắn trả lời của bạn. Sau đó, bạn sẽ nhận được một lời nhắc hỏi xem bạn có muốn áp dụng quy tắc này cho các thư đã chọn trong hộp thư đến của mình hay không. Nhấp chuột Không áp dụng bởi vì bạn chỉ muốn sử dụng tính năng trả lời tự động khi bạn vắng mặt chứ không phải cho các email hiện được chọn.
Nhấp vào Không áp dụng cho quy tắc và các email đã chọn của bạn. Khi bạn đã sẵn sàng đi ra ngoài và muốn bắt đầu sử dụng thư vắng mặt, chỉ cần quay lại Quy tắc Thư và chọn hộp bên cạnh quy tắc bạn đã tạo. Và hãy nhớ rằng, khi bạn trở về sau chuyến đi của mình, chỉ cần quay lại chính phần đó và bỏ chọn hộp bên cạnh quy tắc của bạn.
Đánh dấu hộp bên cạnh quy tắc trả lời tự động của bạn để bắt đầu sử dụng nó. Cách thiết lập không có mặt tại văn phòng trong Apple Mail trên iOS
Mặc dù rất dễ dàng để tạo thư trả lời tự động trong ứng dụng Thư trên iOS, nhưng nó sẽ chỉ hoạt động với một số loại tài khoản email nhất định. Vì vậy, nếu bạn có máy Mac và có thể làm việc đó ở đó, thì đó là phương pháp ưu tiên vì bạn có thể áp dụng nó cho tất cả các tài khoản email của mình.
Mở Cài đặt trên thiết bị của bạn và sau đó thực hiện như sau để tạo trả lời tự động.
- Trên chính Cài đặt màn hình, chọn Mật khẩu & Tài khoản.
- Dưới Tài khoản, nhấn vào tài khoản email bạn muốn đặt trả lời tự động.
- Ở dưới cùng, hãy nhấn vào Trả lời tự động.
- Di chuyển thanh trượt để bật Trả lời tự động.
- Nếu bạn muốn trả lời tự động dừng vào một ngày và giờ nhất định, hãy nhấn Ngày cuối và nhập nó.
- Dưới Tin nhắn đi vắng, nhập văn bản cho câu trả lời của bạn.
- Theo tùy chọn, bạn có thể bật Tin nhắn đi vắng bên ngoài. Điều này cho phép bạn tạo một tin nhắn khác cho các liên hệ của mình nếu bạn muốn.
- Nhấn vào Tiết kiệm ở trên cùng.
Tạo trả lời tự động trên iPhone của bạn. Ghi chú về trả lời tự động của bạn trên iOS
- Hãy nhớ rằng khi bạn nhập thông tin ở trên và chạm vào Tiết kiệm, trả lời tự động của bạn sẽ bắt đầu. Vì vậy, nếu bạn chưa sẵn sàng rời văn phòng, bạn nên tạm dừng.
- Như đã đề cập, bạn sẽ không thấy Trả lời tự động tùy chọn cho tất cả các loại tài khoản email. Ví dụ: nếu bạn có tài khoản Gmail hoặc Outlook được thiết lập trong Thư, tính năng này không khả dụng. Tuy nhiên, nếu bạn có tài khoản Exchange, bạn sẽ thấy tùy chọn.
- Nếu bạn không đặt một Ngày cuối để trả lời tự động như được giải thích trong Bước 5 ở trên, hãy nhớ quay lại Cài đặt và tắt trả lời khi bạn quay lại.
Đừng để người nhận của bạn phải chờ đợi và băn khoăn
Thiết lập trạng thái vắng mặt cho các email công việc hoặc trả lời tự động cho các tin nhắn của người là một cách thuận tiện để cho những người quan trọng của bạn biết bạn đang đi vắng.
Bạn có định thiết lập một văn phòng không có mặt trong Apple Mail? Hãy cho chúng tôi biết nếu bạn làm như vậy và thấy tính năng này hữu ích!
