Định dạng có điều kiện là một công cụ tiện dụng giúp thay đổi hình thức của ô hoặc nội dung của ô dựa trên các điều kiện cụ thể. Đây là một cách tuyệt vời để làm cho một số dữ liệu nhất định trong bảng tính của bạn trở nên nổi bật.
Trong Numbers, tính năng Đánh dấu có điều kiện là tính năng bạn sẽ sử dụng để nhấn mạnh dữ liệu của mình theo cách này. Nó cực kỳ dễ sử dụng và khi bạn hiểu rõ về nó, bạn có thể sẽ thấy mình ngày càng sử dụng nó nhiều hơn.
Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập định dạng có điều kiện trong Numbers cho iPad cho các số, văn bản, ngày tháng và các dữ liệu khác. Thêm vào đó, chúng tôi có một số mẹo tuyệt vời để nâng tính năng Đánh dấu có điều kiện của bạn lên một tầm cao mới.
Những bài viết liên quan:
- Tệp đính kèm không thành công. Không thể gửi các tệp Pages, Numbers và Keynote
- iPad: Bị kẹt trong tài liệu Pages, Numbers; Yêu cầu tái thiết lập
- 5 mẹo đơn giản để bắt đầu sử dụng các tính năng mới trong trang
Thiết lập định dạng có điều kiện cho các số
Khi sử dụng bảng tính, bạn có thể có nhiều số hơn bất kỳ loại dữ liệu nào khác. Vì vậy, chúng ta sẽ bắt đầu bằng cách thiết lập Đánh dấu có điều kiện cho các số.
Giả sử bạn có một bảng tính danh sách sản phẩm chứa khoảng không quảng cáo. Bất cứ khi nào hàng tồn kho thấp, bạn muốn được thông báo khi xem trang tính.
- Chọn các ô, hàng hoặc cột có chứa số bạn muốn đánh dấu.
- Chạm vào định dạng ở trên cùng bên phải và chọn Ô.
- Nhấn vào Thêm đánh dấu có điều kiện ở dưới cùng.
- Dưới Chọn một quy tắc, chọn Con số.
Thêm quy tắc đánh dấu có điều kiện. Như bạn có thể thấy, bạn có nhiều tùy chọn để tạo quy tắc của mình cho các số như Bằng, Lớn hơn, Nhỏ hơn hoặc Giữa. Chọn một trong những áp dụng; chúng tôi sẽ chọn Ít hơn.
Chọn loại quy tắc số. Trên Chỉnh sửa quy tắc màn hình, nhập điều kiện. Đối với ví dụ của chúng tôi, chúng tôi muốn xem khi nào khoảng không quảng cáo ít hơn 50 đơn vị. Vì vậy, chúng tôi sẽ nhập 50.
Sau đó, cuộn xuống và chọn hành động cho điều kiện. Bạn có thể làm nổi bật văn bản bằng chữ in nghiêng, in đậm hoặc một màu nhất định hoặc có các ô được đánh dấu bằng một màu cụ thể. Nếu muốn tạo diện mạo của riêng mình, bạn có thể chọn Kiểu tùy chỉnh để thiết lập.
Chúng tôi sẽ chọn Tô màu đỏ cho bảng tính của mình. Nhấn vào Làm xong khi bạn hoàn tất thiết lập quy tắc của mình.
Nhập điều kiện và chọn loại đánh dấu cho các số. Bây giờ bạn sẽ thấy rằng định dạng có điều kiện xuất hiện cho các ô bạn đã chọn.
Thiết lập định dạng có điều kiện cho văn bản
Có thể đối với dữ liệu bạn đang sử dụng, bạn muốn một số văn bản nổi bật. Và có lẽ bạn muốn nhiều hơn một quy tắc Đánh dấu có điều kiện.
Đối với ví dụ này, chúng tôi có một bảng điểm cho trường học. Khi một học sinh nhận được điểm A, chúng tôi muốn nó được đánh dấu bằng màu vàng và đối với điểm F, chúng tôi muốn nó được đánh dấu bằng màu cam để cả hai đều bật ra về phía chúng tôi.
- Chọn các ô, hàng hoặc cột có chứa văn bản bạn muốn đánh dấu.
- Chạm vào định dạng ở trên cùng bên phải và chọn Ô.
- Nhấn vào Thêm đánh dấu có điều kiện ở dưới cùng.
- Dưới Chọn một quy tắc, chọn Bản văn.
Chọn loại quy tắc văn bản. Ở đây một lần nữa, bạn có nhiều tùy chọn cho các điều kiện bạn muốn sử dụng như Có, Không, Bắt đầu với và Kết thúc với. Chúng tôi sẽ chọn Là bởi vì chúng tôi muốn một trận đấu chính xác.
Trên Chỉnh sửa quy tắc màn hình, nhập điều kiện. Ví dụ của chúng tôi, chúng tôi muốn xem khi nào học sinh A nhận được điểm A. Vì vậy, chúng tôi sẽ nhập A. Sau đó, chúng tôi sẽ cuộn xuống và chọn Tô màu vàng cho bảng tính của mình và nhấn Làm xong.
Nhập điều kiện và chọn kiểu đánh dấu cho quy tắc văn bản đầu tiên. Cửa sổ định dạng vẫn sẽ mở tại thời điểm này, vì vậy chúng tôi sẽ nhập quy tắc thứ hai của mình. Nhấn vào Thêm quy tắc ở dưới cùng theo quy tắc đầu tiên. Thực hiện quy trình tương tự bằng cách chọn Là, nhập F lần này và chọn Tô màu cam. Nhấn vào Làm xong.
Nhập điều kiện và chọn kiểu đánh dấu cho quy tắc văn bản thứ hai Bạn sẽ thấy rằng cả hai quy tắc đều được áp dụng ngay bây giờ và chúng ta có thể thấy rõ ràng các điểm A và F đó.
Thiết lập định dạng có điều kiện cho ngày tháng
Nếu bạn sử dụng ngày trong bảng tính của mình, lý tưởng nhất là sử dụng Đánh dấu có điều kiện để hiển thị các ngày sắp tới, những ngày đã qua ngày đến hạn hoặc các mục nằm trong một phạm vi ngày nhất định.
Giả sử bạn theo dõi các hóa đơn của mình bằng Numbers và muốn xem mọi thứ đã được thanh toán trong một phạm vi ngày nhất định.
- Chọn các ô, hàng hoặc cột có chứa ngày bạn muốn đánh dấu.
- Chạm vào định dạng ở trên cùng bên phải và chọn Ô.
- Nhấn vào Thêm đánh dấu có điều kiện ở dưới cùng.
- Dưới Chọn một quy tắc, chọn ngày.
Chọn loại quy tắc ngày tháng. Đánh dấu có điều kiện cho ngày có nhiều tùy chọn từ Hôm nay, Hôm qua và Ngày mai đến Trước, Sau và Trong phạm vi. Các tùy chọn này cung cấp cho bạn rất nhiều sự linh hoạt.
Đối với ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Trong phạm vi. Tiếp theo, chúng tôi sẽ nhập phạm vi ngày mà chúng tôi muốn sử dụng và chọn văn bản hoặc đánh dấu mà chúng tôi muốn áp dụng. Trong trường hợp của chúng tôi, phạm vi là từ ngày 1 tháng 3 đến ngày 10 tháng 3 và giao diện sẽ là văn bản in đậm. Nhấn vào Làm xong và sau đó xem định dạng ngay lập tức.
Nhập điều kiện và chọn loại đánh dấu cho các ngày. Thiết lập định dạng có điều kiện cho các khoảng thời gian
Cùng với việc theo dõi ngày tháng trong Numbers, bạn cũng có thể theo dõi thời gian và khoảng thời gian. Bạn có thể sử dụng bảng tính để ghi lại các bài tập, nhiệm vụ hoặc một hoạt động khác sử dụng một khoảng thời gian. Dưới đây là cách áp dụng tính năng Đánh dấu có điều kiện cho các khoảng thời gian.
Giả sử bạn theo dõi các dự án và muốn xem bạn đã dành từ hai giờ trở lên cho những dự án nào mỗi ngày.
- Chọn các ô, hàng hoặc cột chứa khoảng thời gian bạn muốn đánh dấu.
- Chạm vào định dạng ở trên cùng bên phải và chọn Ô.
- Nhấn vào Thêm đánh dấu có điều kiện ở dưới cùng.
- Dưới Chọn một quy tắc, chọn Thời lượng.
Chọn loại quy tắc thời lượng. Thời lượng cung cấp cho bạn các tùy chọn tương tự như các số như Bằng, Lớn hơn, Nhỏ hơn và Giữa. Chúng tôi sẽ chọn Lớn hơn hoặc bằng và sau đó nhập hai giờ (sẽ hiển thị là 2 giờ). Cuối cùng, chúng tôi sẽ chọn Tô màu xanh lam và nhấn vào Làm xong.
Nhập điều kiện và chọn loại đánh dấu cho các khoảng thời gian. Bất kỳ dự án nào mà chúng tôi đã dành từ hai giờ trở lên để thực hiện sẽ được đánh dấu và dễ dàng phát hiện.
Thiết lập định dạng có điều kiện cho các ô trống
Một định dạng có điều kiện tốt khác cho các bảng tính, đặc biệt là những bảng tính mà bạn cộng tác, là dành cho các ô trống. Điều này có thể cảnh báo bạn về dữ liệu bị thiếu trong nháy mắt.
Vì lợi ích của hướng dẫn, chúng tôi sẽ sử dụng lại bảng tính dự án của mình và tô màu cam cho tất cả các ô trống.
- Chọn các ô, hàng hoặc cột có chứa khoảng trống mà bạn muốn đánh dấu.
- Chạm vào định dạng ở trên cùng bên phải và chọn Ô.
- Nhấn vào Thêm đánh dấu có điều kiện ở dưới cùng.
- Dưới Chọn một quy tắc, chọn Chỗ trống.
Chọn loại quy tắc khoảng trống. Đối với cái này, bạn chỉ có hai tùy chọn Là trống và Không trống. Rõ ràng, chúng tôi sẽ chọn Trống cho tờ dự án của chúng tôi. Vì vậy, bạn sẽ không nhập bất kỳ điều kiện nào khác vì một ô chỉ có thể đầy hoặc trống. Chỉ cần chọn điểm nổi bật, của chúng tôi là tô màu Cam, và nhấn Làm xong.
Nhập điều kiện và chọn loại tô sáng cho ô trống. Giờ đây, bạn có thể dễ dàng xem bất kỳ ô trống nào trên bảng tính của mình và đảm bảo nhập dữ liệu đó.
Làm được nhiều việc hơn với tính năng Đánh dấu có điều kiện
Như bạn có thể thấy, định dạng có điều kiện trong Numbers cho iPad rất linh hoạt và đơn giản. Nhưng bạn còn có thể làm được nhiều hơn thế với nó.
Lặp lại quy tắc đánh dấu
Có thể khi thiết lập bảng tính của mình, bạn không lường trước được việc thêm nhiều dữ liệu hơn hoặc nhiều dữ liệu hơn có thể áp dụng cho các quy tắc bạn thiết lập. Bạn có thể dễ dàng lặp lại quy tắc đánh dấu mà không cần thiết lập thủ công cho dữ liệu mới.
- Chọn ô chứa quy tắc bạn đã thiết lập cùng với (các) ô mà bạn muốn quy tắc cũng áp dụng.
- Chạm vào định dạng ở trên cùng bên phải và chọn Ô.
- Nhấn vào Kết hợp các quy tắc ở dưới cùng.
Kết hợp các quy tắc để làm cho chúng lặp lại. Bây giờ, cùng một định dạng có điều kiện mà bạn đã thiết lập trước đó sẽ áp dụng cho dữ liệu bổ sung mà bạn đã thêm.
Sử dụng tham chiếu ô và quy tắc lặp lại
Khi thêm các điều kiện vào quy tắc, bạn có thể sử dụng tham chiếu ô thay vì nhập số, văn bản, ngày tháng hoặc thời lượng. Nút tham chiếu ô ngay bên dưới nơi bạn sẽ nhập tình trạng của mình.
Sử dụng ví dụ về hóa đơn của chúng tôi, giả sử chúng tôi theo dõi ngày đến hạn và ngày thanh toán. Bây giờ chúng tôi muốn gọi ra tất cả các hóa đơn đã được thanh toán muộn - sau ngày đến hạn. Vì vậy, chúng tôi sẽ thiết lập quy tắc và làm cho quy tắc lặp lại với các ô khác.
- Chọn ô đầu tiên chứa ngày thanh toán.
- Chạm vào định dạng ở trên cùng bên phải và chọn Ô.
- Nhấn vào Thêm đánh dấu có điều kiện ở dưới cùng.
- Dưới Chọn một quy tắc, chọn ngày.
Sử dụng tham chiếu ô cho điều kiện quy tắc của bạn Đối với điều kiện, chúng tôi sẽ chọn Sau ngày. Thay vì nhập ngày, hãy nhấn vào nút tham chiếu ô. Sau đó nhấn vào ô chứa ngày đến hạn. Nhấn vào dấu kiểm màu xanh lục, chọn phần đánh dấu của bạn và nhấn Làm xong.
Nhập tham chiếu ô cho quy tắc và nhấp vào dấu kiểm. Tiếp theo, chúng tôi muốn áp dụng định dạng đó cho tất cả các hóa đơn đã quá hạn.
- Chọn ô chứa quy tắc bạn vừa thiết lập và các ô bên dưới quy tắc mà bạn muốn áp dụng.
- Chạm vào định dạng ở trên cùng bên phải và chọn Ô.
- Nhấn vào Kết hợp các quy tắc ở dưới cùng.
Kết hợp các quy tắc và sử dụng tham chiếu ô với nhau. Bây giờ, bạn sẽ thấy rằng tất cả các hóa đơn thanh toán sau ngày đến hạn đều được đánh dấu bằng màu đỏ.
Xóa đánh dấu có điều kiện
Nếu bạn muốn xóa các quy tắc bạn đã thiết lập cho Đánh sáng có điều kiện, bạn có một số cách để thực hiện.
- Chọn (các) ô có quy tắc, chạm vào định dạng nút, nhấn Biên tập, chạm vào dấu trừvà cuối cùng, nhấn Xóa bỏ.
- Chọn (các) ô có quy tắc, chạm vào qui định, cuộn xuống cuối Chỉnh sửa quy tắc màn hình và nhấn Xóa quy tắc.
- Nếu đó là quy tắc kết hợp, hãy chọn các ô, nhấn vào định dạng và nhấn vào Xóa tất cả các quy tắc.
Xóa quy tắc đánh dấu có điều kiện. Làm cho dữ liệu bật lên với định dạng có điều kiện trong Numbers cho iPad
Định dạng có điều kiện trong Numbers cho iPad cung cấp cho bạn một cách dễ dàng để làm cho dữ liệu của bạn nổi lên. Cho dù đó là số, văn bản, ngày tháng, thời lượng hay khoảng trống, công cụ tiện lợi này có thể giúp bạn duyệt qua các bảng tính để tìm dữ liệu bạn muốn một cách nhanh chóng và nhanh chóng.
Bạn sẽ thiết lập định dạng có điều kiện cho Numbers trên iPad? Nếu vậy, hãy cho chúng tôi biết bạn sẽ sử dụng loại nào. Hãy để lại bình luận bên dưới hoặc ghé thăm chúng tôi trên Twitter.
