Nhiều người trong chúng ta nghĩ rằng Lưu trữ là một bước không cần thiết khi nói đến email của chúng ta. Hầu hết các đồng nghiệp của chúng tôi ở đây thậm chí không làm điều đó. Họ thích để email đến trong hộp thư đến và sử dụng “Đánh dấu là đã đọc” và các cờ khác để biểu thị các hành động cần thực hiện đối với email đến. Câu trả lời phổ biến nhất đối với việc không lưu trữ mà chúng tôi từng nghe là “Tôi giữ email trong hộp thư đến để tôi có thể dễ dàng tìm thấy chúng”.
Lưu trữ email giúp bạn dễ dàng quản lý thời gian cũng như cung cấp một số cấu trúc. Khi bạn lưu trữ các email mà bạn đã hoàn thành, bạn sẽ còn lại với một hộp thư đến sạch sẽ chứa những email đáng để bạn chú ý. Không có lộn xộn! Không còn bị mất các email quan trọng. Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn hướng dẫn từng bước mà bạn có thể sử dụng để thiết lập hộp thư lưu trữ và cũng tự động lưu trữ thư của bạn.
Bước 1. Mở ứng dụng Thư của bạn và nhấp vào Hộp thư> Hộp thư mới
Bước 2 Chỉ định tên cho hộp thư mới và chọn một vị trí từ menu thả xuống. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng "Trên máy Mac của tôi" làm vị trí và đặt tên cho nó một cách thích hợp. Chúng tôi sẽ sử dụng ATB_Archive làm tên thư mục trong ví dụ này.
Bước 3 Khi bạn đã thiết lập xong, hộp thư có sẵn cho bạn ở phía bên trái giống như bất kỳ hộp thư nào khác và bạn có thể kéo và thả các email của mình theo cách thủ công sau khi hoàn tất.
Bước 4 Bây giờ đến phần thú vị của việc tự động hóa quy trình lưu trữ bằng Quy tắc. Nó khá đơn giản khi bạn hiểu rõ về nó.
Bước - 5 Bấm vào Thư> Tùy chọn. Nhấp vào Quy tắc và chọn Thêm quy tắc
Bước –6 Chỉ định thư mục hộp thư cho thư mục bạn đã tạo ở bước 2.
Bước - 6 Đặt tên cho Quy tắc trong hộp mô tả và thêm điều kiện. Bạn có thể thêm các điều kiện như email cũ hơn hai tuần. Nhấn nút + để thêm các điều kiện khác. Bạn có thể nhận được khá cụ thể ở đây, chẳng hạn như "Tất cả email từ người gửi x hoặc người gửi y" không được lưu trữ. Lưu các quy tắc của bạn.
Bước - 7 Kiểm tra nó ra và bạn đã hoàn thành. Ngay sau khi các email trong hộp thư đến của bạn đáp ứng các quy tắc mà bạn đã thiết lập, Thư của bạn sẽ tự động chuyển chúng ra khỏi hộp thư đến của bạn vào thư mục lưu trữ cục bộ mà bạn đã thiết lập.
Đôi khi, chính những điều đơn giản lại giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn. Nếu bạn đã từng mở hộp thư đến của mình và cảm thấy rằng bạn cần một thức uống, bạn không đơn độc. Hãy thử nghiệm tính năng tự động lưu trữ và tự mình kiểm tra!
Chào mừng bạn đến với những ngày hộp thư miễn phí của Clutter!
